Política de tratamiento de datos
1. ALCANCE
La presente política aplica a todos los procesos y áreas del Grupo Recordar.
2. DESCRIPCIÓN DE LAS POLÍTICAS
2.1. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Grupo Empresarial formado por las sociedades RECORDAR PREVISIÓN EXEQUIAL TOTAL S.A.S. identificada
con NIT 800192105 – 1 y PARQUES Y FUNERARIAS S.A.S. identificada con NIT 860015300 – 0, son sociedades
constituidas y existentes conforme a las leyes de la República de Colombia.
En el GRUPO RECORDAR hemos creado esta Política para proporcionarle información clara y comprensible de
nuestras prácticas de privacidad y tratamiento de datos personales, bien sea cuando accede o solicita conocer de
nuestro servicio o cuando usted utiliza nuestra página web (www.gruporecordar.co), para que pueda tomar
decisiones informadas sobre el tratamiento que hace el GRUPO RECORDAR de sus datos personales.
Cuando acceda a otros servicios o aplicaciones a través de nuestra web, por favor lea las condiciones de
privacidad términos y condiciones a las que puedan estar sujetas esos otros servicios. Así mismo esta política
hace referencia a que el GRUPO RECORDAR, es el responsable de sus datos, incluyendo a sus filiales con los
que ha tenido, tiene o tendrá una relación comercial.
GRUPO RECORDAR se reserva el derecho a actualizar esta Política, mediante la publicación "online" de una
nueva versión. Esta declaración se actualizó por última vez en mayo de 2020.
2.2. POLÍTICA DE PRIVACIDAD
El Grupo RECORDAR está comprometido con el tratamiento responsable y la protección de sus datos personales.
Así mismo, respetamos la intimidad del individuo y no recopilamos ni gestionamos datos personales a menos que
nos hayan sido proporcionados voluntariamente por el individuo en cuestión.
De igual manera, GRUPO RECORDAR cumple las leyes nacionales de protección de datos y controla el uso y la
recopilación de datos personales. Su nombre, teléfono y dirección de correo electrónico pueden facilitarse a
terceros para poder responder a una solicitud de información y para temas de carácter comercial. Por lo tanto, los
datos se emplearán únicamente para el seguimiento de ventas, satisfacción del cliente y el desarrollo de
productos.
La única información que recopilamos y almacenamos de forma automática durante el uso normal del sitio web
son los datos típicos de registro del servidor web. Además, utilizamos los datos de registro del servidor web para
generar estadísticas y medir la actividad del sitio, en beneficio de los usuarios del GRUPO RECORDAR. De igual
manera, podemos compartirlos con terceros su información para que realicen análisis y podamos proporcionar o
mejorar nuestro sitio web, así como los servicios ofrecidos a la comunidad.
A menos que se indique lo contrario anteriormente, ningún dato se venderá ni se compartirá con terceros.
2.3. POLÍTICA DE DATOS PERSONALES
2.3.1. Objetivo
GRUPO RECORDAR
PROCESO DE DIRECCIÓN GENERAL
POLITICA DE TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
Página: 2 de 7
Versión: 2
Fecha: DD-MM-AAAA
Las políticas de protección de datos personales del GRUPO RECORDAR tienen como objetivo principal dar
cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1727 de 2009 así como a las demás
normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten. La presente política se encuentra a disposición de todos los
trabajadores, clientes, contratistas y demás partes interesadas del GRUPO RECORDAR.
2.3.2. Autorización de los datos personales
La autorización para la recolección de los datos personales deberá realizarla el titular de los mismos, manifestando
de forma verbal o escrita su consentimiento para la utilización y recolección de dichos datos; el responsable del
tratamiento de los datos tiene como deber informar al titular de la información la finalidad de las políticas de
tratamiento. Esto deberá realizarse en el momento de la recolección de los datos.
Se entenderá efectuada la autorización por parte del titular cuando se realice: por escrito, de forma oral o mediante
conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
2.3.3. Tratamientos
La información que consta en las bases de datos del GRUPO RECORDAR es sometida a distintas formas de
tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación,
almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las
finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas,
aliados comerciales, contratistas, subcontratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las
finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega o transferencia se hará previa
suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. No
obstante, la información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, o entregada a terceros,
independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal.
EL GRUPO RECORDAR no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre
amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
GRUPO RECORDAR velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se
cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre
justificado en el interés superior de los menores. Sin embargo, en cumplimiento de sus deberes legales, GRUPO
RECORDAR podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas, previa solicitud de
estas.
2.3.4. Finalidad del tratamiento
La información personal que es tratada por el GRUPO RECORDAR tiene las siguientes finalidades, según la
calidad de las personas con las cuales nos interrelacionamos:
Clientes
Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento,
atención, tramitación, defensa jurídica, gestión de las actuaciones, contratos, ventas, ofrecimiento de nuevos
productos, promociones, temas relacionados con cartera, informaciones, invitaciones a eventos y cualquier otra
actividad en las cual se puedan llegar a vincular los clientes con el GRUPO RECORDAR.
Colaboradores y sus familias
GRUPO RECORDAR
PROCESO DE DIRECCIÓN GENERAL
POLITICA DE TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
Página: 3 de 7
Versión: 2
Fecha: DD-MM-AAAA
Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento,
procesamiento, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditoría,
defensa jurídica, seguimiento de las actuaciones, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los
empleados, pensionados y sus familiares con el GRUPO RECORDAR
Proveedores, Contratista, y sus empleados
Comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación,
aseguramiento, auditoría, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, asignación, defensa jurídica, y
seguimiento de las actuaciones, contratos, información y actividades en las cuales se relacionan o vinculan con
GRUPO RECORDAR.
De forma adicional podemos utilizar los datos personales previamente autorizados para la realización de estudios
de evaluación de satisfacción de clientes, estudios de mercado, cambios o actualización en los productos y/o
servicios, actualización de información de clientes, suministro de información complementaria de sus productos y/o
servicios, promociones, seguimiento y auditoria en la prestación de servicios, seguimiento a la ejecución de los
contratos, invitación a eventos de la compañía, información sobre alianzas, concursos, sorteos y notificaciones
relacionadas con Club Recordar.
Los datos personales recopilados incluyen, entre otros, identificación, datos de contacto, información profesional y
corporativa, información de pago y preferencias de consumo para la segmentación del mercado.
La entrega de datos sensibles es por supuesto facultativa, sin embargo, de acuerdo con el numeral 4 del artículo
10 del Decreto 1377 de 2013, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de
comunicación descritos en los numerales 1, 2 Y 3, del mismo artículo, cuando el Titular no ha contactado al
Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente
Decreto, el Responsable podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de
datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en
conocimiento de los Titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer
en cualquier momento su derecho a solicitar la revocatoria y eliminación de sus datos personales.
2.3.5. Derechos de los titulares (tomado TEXTUALMENTE DE LA ley ESTATUTARIA 1581 DE 2012):
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del
tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente
ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
GRUPO RECORDAR
PROCESO DE DIRECCIÓN GENERAL
POLITICA DE TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
Página: 4 de 7
Versión: 2
Fecha: DD-MM-AAAA
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado
han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular;
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por estipulación a favor de otro o para otro.
3. RESPONSABLE
EL GRUPO RECORDAR es responsable del Tratamiento de datos personales no públicos sobre los cuales decida
de forma directa y autónoma.
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Calle 127ª # 53ª - 45 Edf. Centro Empresarial Colpatria Torre II - Of. 303. O Tv 16 A 46 - 24
Correo electrónico: habeasdata@gruporecordar.com.co
Teléfono: 7482888
4. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS
Los titulares de datos personales o sus causahabientes que consten en las bases de datos del GRUPO
RECORDAR, podrán consultar los datos que suministren la información en los términos previstos en la legislación
aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por
correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de
la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida
en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
▪Identificación del Titular
▪Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
▪Dirección del titular
▪Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
GRUPO RECORDAR
PROCESO DE DIRECCIÓN GENERAL
POLITICA DE TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
Página: 5 de 7
Versión: 2
Fecha: DD-MM-AAAA
▪En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de cuatro (4) días hábiles e informará de la situación al interesado.
▪El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
▪Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o a los Encargados. Este
derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
▪Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ENTIDAD, salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
▪Ser informado por el GRUPO RECORDAR, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales.
▪Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
▪Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el GRUPO RECORDAR ha
incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
▪Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
▪La solicitud de supresión de la información. La revocatoria de la autorización no procederán cuando el
Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el
deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
7. VIGENCIA
La entrada en vigor de la presente política es el 2 de agosto de 2013. Sin embargo, las bases de datos tendrán
una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.
8. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización
que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos
Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley
1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o
sustituyan.
GRUPO RECORDAR
PROCESO DE DIRECCIÓN GENERAL
POLITICA DE TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
Página: 6 de 7
Versión: 2
Fecha: DD-MM-AAAA
ANEXO 1
Formato de autorización para el tratamiento de datos personales
9. REVISIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente política será revisada al menos una vez al año y siempre que se produzcan hechos significativos que
afecten al contenido de la misma. Cualquier cambio requerirá del acuerdo y aprobación por parte de la Junta
Directiva.
10. CONTROL DE MODIFICACIONES Y/O ACTUALIZACIONES
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
01
11. CRÉDITOS
11.1 ELABORÓ: Nancy Echeverria – Gerente Nacional Jurídica
11.2REVISÓ: Rafael Caldas – Vicepresidente Administrativo y Financiero
11.3APROBÓ: Javier De Arostegui – Presidente
ANEXO I. FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con el diligenciamiento de mis datos personales en el presente formulario de registro, manifiesto que autorizo de
manera previa, explicita e inequívoca al GRUPO RECORDAR compuesto las empresas RECORDAR PREVISIÓN
EXEQUIAL TOTAL S.A.S. identificada con NIT 800192105 – 1 y PARQUES Y FUNERARIAS S.A.S. identificada
con NIT 860015300 – 0 para realizar el tratamiento de los datos personales suministrados por mi para las
finalidades en la política, quien actuará como Responsable de mis datos personales.
Con esta suscripción autorizo en mi calidad de Titular de los datos personales al GRUPO RECORDAR, para que
en los términos de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad vigente, trate mis datos personales bajo las
siguientes finalidades: (i) comunicar información publicitaria y de mercadeo, ofertas, listas de precios, campañas
comerciales entre otra información relativa a los productos y servicios que comercializa La Compañía; (ii) remitir
cotizaciones solicitadas por el Titular y hacer seguimiento a la gestión comercial de las mismas; (iii) crear y enviar
GRUPO RECORDAR
PROCESO DE DIRECCIÓN GENERAL
POLITICA DE TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
Página: 7 de 7
Versión: 2
Fecha: DD-MM-AAAA
ofertas y promociones a la medida del Titular de acuerdo con sus necesidades; (iv) evaluar preferencias,
experiencias sobre productos y hábitos de consumo, al igual que realizar análisis de datos para el apoyo a la
actividad comercial de La Compañía; (v) realizar labores de fidelización de clientes; (vi) invitar a eventos,
capacitaciones y otras actividades para fortalecer la relación con los compradores potenciales o efectivos de los
productos; (vii) realizar acciones de inteligencia de negocios, prospectiva de clientes y tendencias de mercado y
demás actividades expuestas en la política de datos personales del GRUPO RECORDAR la cual puede ser
consultada en la página web www.gruporecordar.co
Así mismo, los datos personales serán gestionados de forma segura, dando cumplimiento a la Política de
Privacidad y Protección de Datos personales previamente expuesta y publicada en nuestra página web de acuerdo
con la dispuesto en la ley 1581 de 2012.
Adicionalmente, se le reitera al titular de los datos personales que tiene derecho a (i) Conocer, actualizar y
rectificar sus datos sobre información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca al error; (ii) Solicitar
prueba de esta autorización; (iii) Ser informado(a) sobre el Tratamiento dado a sus datos; (iv) Presentar quejas a la
Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones frente a la normatividad vigente en materia de
protección de datos personales; (v) Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos suministrados en
los términos de la Ley 1581 de 2012; (vi) Acceder gratuitamente a los datos objeto de Tratamiento. Estos derechos
podrán ser ejercidos a través de los siguientes canales dispuestos por el GRUPO RECORDAR: (i) Calle 127ª # 53ª
- 45 Edf. Centro Empresarial Colpatria Torre II - Of. 303. O la dirección Tv 16 A 46 – 24 ambas en Bogotá; (ii) o al
correo electrónico: habeasdata@gruporecordar.com.co
De igual manera, a través de la suscripción del presente documento declaro que soy el titular de la información
reportada en este formato para autorizar el tratamiento de datos personales y que la he suministrado de forma
voluntaria.
Se firma en la ciudad de ________________________, a los ___ días del mes de _____ del año____.
Nombre .............................................................................................
Identificación ....................................................................................
Correo electrónico ............................................................................
Número de teléfono fijo .................................................................
Número de teléfono celular ............................................................
Firma: _________________________________
